Składanie wniosków wyjazdowych
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 6 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 09.04.2009r. w celu odbycia wyjazdu zagranicznego pracownik SGGW lub osoba niebędąca pracownikem SGGW, doktorant lub student zobowiązany jest do złożenia na min. 14 dni przed wyjazdem w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Nowoursynowska 166, 02-787 Warszawa, bud 8, pok. 19) wniosku na wyjazd zagraniczny.
Przed wyjazdem:
-
Wypełnienie wniosku wyjazdowego
• Wyjeżdżający wypełnia wniosek wyjazdowy, podając szczegóły wyjazdu tj. miejsce, cel i daty wyjazdu, wybrane środki transportu, źródło finansowania
• Do wniosku należy załączyć zaproszenie na wydarzenie bądź inny dokument potwierdzający zasadność wyjazdu. W przypadku opłaty konferencyjnej delegowany dołącza dane do przelewu bądź fakturę do opłaty
-
Złożenie wniosku w Biurze Wspołpracy Międzynarodowej
• Delegowany przedstawia wniosek do akceptacji Kierownika jednostki i Dyrektora Instytutu, następnie dostarcza do Biura Współpracy Międzynarodowej, bud. 8 pok. 19, lub przesyła w systemie EZD, nie później niż 14 dni przed datą rozpoczęcia delegacji
-
Wykupienie biletu przez pracowników Biura Współpracy Międzynarodowej
Po akceptacji wyjazdu przez odpowiedniego Rektora, pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej dokonują zakupu biletu i ubezpieczenia zgodnie z informacją zawartą na wniosku wyjazdowym. Bilety i polisy zakupowane są za pośrednictwem firmy wyłonionej w przetargu, obecnie TravelBank.
-
Odbiór zaliczki na wyjazd
Delegowany na 3 dni robocze przed wyjazdem odbiera w Biurze Współpracy Międzynarodowej zlecenie do wypłaty zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnych kalkulacji kosztów.
Zaliczkę wyjeżdżający odbiera w Banku Pekao SA
Oddział ul. Nowoursynowska 166, Warszawa
W czasie wyjazdu delegowany musi pamiętać o:
• zbieraniu faktur i rachunków, np. za nocleg, uczestnictwo
• zanotowaniu dat i godzin przekroczenia granicy z Polską (jeśli podróż odbywa się drogą lądową)
• zanotowaniu godzin startu samolotu z Polski i lądowania samolotu w Polsce
Dane do faktury na SGGW:
WARSAW UNIVERSITY OF LIFE
SCIENCES –SGGW;
Nowoursynowska166
02 787 Warszawa Poland
VAT UE: PL 525 00074 25
Po wyjeździe:
• W ciągu 14 dni od powrotu delegowany dokonuje rozliczenia – wypełnia druk: Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej, zał. nr 9 do zarządzenia Rektora Nr 4/2007
• Wypełniony druk rozliczenia, należy złożyć wraz z fakturami i rachunkami w Biurze Współpracy Międzynarodowej (bud. 8 pok. 19)
• Po merytorycznej weryfikacji przez BWM, rozliczenie trafia do Działu Finansowo Księgowego SGGW
Możliwe są 3 warianty:
• zaliczka w pełni pokrywała poniesione koszty – koniec rozliczenia
• zaliczka była niższa niż poniesione koszty – delegowanemu zwracane są dodatkowe koszty
• zaliczka była wyższa niż poniesione koszty – delegowany zwraca niewykorzystaną część zaliczki.
